Presentando las métricas

Jueves, 19 de Enero de 2012 11:41

Si la medición de su empresa es correcta, la presentación es igual de importante

En dos artículos anteriores (aparecidos en la edición 833 de El Financiero, del 29 de agosto pasado, y en la edición 843, del 7 de noviembre anterior) hemos tratado temas relacionados con algunos supuestos de medición que pueden conducir a serios errores de predicción, y también con la importancia de mantener las métricas simples y enfocadas. Para terminar esta serie, nos vamos a referir a las formas de presentación de información.

Con las métricas correctas y los datos correctos, falta resolver un dilema de significado. Aunque los datos sean fáciles de conseguir, todavía hay que darles sentido. Hay una fórmula clave para el resumen de información: Buenos Datos + Procesamiento Adecuado + Contexto > Contar una Historia.

Comience por el final de la fórmula, ¿cuál es la historia que quiere contar? Vea como de inmediato trasciende a la tentación de presentar interminables tablas y gráficos sin razón. Si del reporte es posible tomar decisiones, es porque está contando la historia correctamente.

Agreguemos contexto. Para reconocer lo que el indicador significa tenemos que conocer qué es bueno y qué es malo, podemos partir de una meta, de una especificación y de un nivel de servicio acordado. Incluya la meta en sus gráficos; si existe alguna brecha, haga que la brecha se note en su presentación.

Otra forma de agregar contexto es por medio de comparaciones. Puede ser con la competencia, con empresas hermanas, con su mercado o con un benchmark . Incluya también la comparación en su reporte.

Una tercera forma es mediante la utilización de gráficos de control. Esta técnica, rara vez usada más allá de las prácticas del control de calidad, explica si su indicador es estable o no. Cuando es estable, fluctuaciones aleatorias de un periodo a otro no justifican decisiones radicales. Este tipo de gráfico indica cuando ha habido un cambio sistémico real y cuando no.

Para el procesamiento adecuado de los datos tenga en cuenta que los cálculos deben ser simples y transparentes. La forma de generar la medición es compartida y fácil de entender. Aún si fuera necesario utilizar matemática de más alto nivel, manténgala “tras bambalinas”, el usuario final de la información no está interesado en el procesamiento, solo en el resultado. Recuerde que si maneja un grado de incertidumbre muy alto, el procesamiento deberá tomarlo en cuenta y reflejarlo.

Por último, necesita datos accesibles y creíbles; si va a hacer una consulta a una base de datos ( query ) asegúrese de tener los filtros adecuados para garantizar la integridad de la información.

Creatividad y claridad

Edward Tufte, reconocido artista y crítico de la presentación de datos e información empresarial, hace énfasis en la falta de creatividad y claridad, y en el exceso de uso de productos como Power Point (del que casi todos abusamos).

Algunas empresas están usando diseñadores gráficos para que den el toque final a sus reportes. Herramientas propias del diseño gráfico como Photoshop, Illustrator, InDesign, CorelDraw, y lenguajes como HTML, XML y CSS permiten dar excelentes toques finales a la presentación de información, ya sea vía reportes escritos/ software fuera de línea o mediante reportes web.

Un ejemplo muy sencillo y hasta simpático para terminar.

En la oficina de nuestra empresa de entrenamiento y consultoría tenemos tres grandes pizarras con el calendario de tres meses (el mes actual y los dos siguientes); además, por medio de colores, se muestra las asignaciones particulares de todos los que trabajamos allí. Las pizarras ordenan las agendas de varias personas y facilitan la asignación de tareas.

Con el tiempo, los mensajeros de nuestros proveedores, la administradora del centro comercial, los conserjes del edificio y ahora hasta nosotros mismos nos fijamos en los calendarios y nos indica el estado del negocio. Las pizarras se convirtieron en una forma de métrica que cuenta la historia (cuanto trabajo tenemos), tiene contexto (los calendarios mismos), parte de un fácil procesamiento, es entendida por todos (si el calendario está lleno hay mucho trabajo) y proviene de datos corroborados (las agendas de cada uno).

Si usted está del lado del que genera reportes, preocúpese por cómo contar la historia de formas más claras, fáciles y creativas. Si usted está del lado del que recibe reportes para la toma de decisiones exija que le cuenten la historia. Entre mejores sean las historias que cuentan los datos mejores serán las decisiones que podemos tomar.